2時間の会議が15分で終わる方法

2時間の会議が15分で終わる方法

本業も副業も成果を出し、趣味と家庭も両立。
「50代会社員のあきらめない人生」を応援する
ハイブリッドワーカー
井上 裕基(いのうえ ゆうき)です


会社の会議、予定よりも時間がかかりませんか?
ブレスト(ブレインストーミング)なら
アイデアが出るまで終わりません。
会議も2時間をすぎ、お茶とお菓子が出て
長期戦となることもあります。
そんな会議を15分で終えるためには
あるコツがあります

もしあなたが、

会議の時間が予定の2時間を
オーバーして気がつけば定時の18時
手帳に書いていたやるべき仕事は
10個あるのに、8個しか終わらず。
残りの2個を終えるために
会議のある日は毎日残業

しかも、決まったことと言えば
アイデアを収束した方向性のみ。
具体的なアクションは、次の会議に先送り

それが、

2時間で予定していた会議が15分で終了
その場で結論とアクションプランまで
まとまり、会議終了後たちまち
実務をスタート

会議も予定通り終了し、18時の定時には
手帳に書いた10個の仕事が全て終了。
チームメンバーも定時退社
19時には、家族と家で食事が取れる

そんな風な会議に変えたいと思いませんか?

大事なことは

「事前の準備をして、会議は決める場に」 

することです


そのためにすぐできることは3つあります

1.会議で決める内容を定時し、意見・考えを事前に参加者から
 集めておく

2.集めた内容を整理し、当日のアジェンダを作成する

3.決めることだけにフォーカスして確認する

私の会社でも、上司がブレストが大好きでした。
ブレストして、色々出た意見をまとめ
企画のアイデアや次のアクションを作っていました。

途中、気になることが出ると
本線から脱線することもしばしばあり
2時間の会議時間が、2時間30分、3時間かかり
気づけば定時の18時になり、ようやく終了。

2時間経過後は、お菓子やらドリンクを飲みながら
の長期戦となっていました。

人の集中力は持って45分になるので、
途中は疲れて頭が回らないことがしばしばありました。

そんな会議をコンパクトにするため、
ある工夫をしました。

それは、

事前にアジェンダを送付
→決めたいこと・議題に対する意見を事前に集める
→集めた意見を整理

当日は、アジェンダに基づき、決めたいこととそれに対する意見を
記載し、上司に決めてもらうだけの会議にしました

その結果、会議時間は

6人×3時間=18時間→6人×15分=90分と仕事12倍速になりました
事前のアジェンダ作りと取りまとめを合わせても2時間ですので

かかった時間は、18時間→3時間30分に。
仕事5.1倍速です。

その後は、お菓子やドリンクを持ち込んだ
長期戦となるブレスト会議は姿を消しました。

会議を効率化するには

「事前の準備をして、会議は決める場に」

することです。

会社の会議が長い、終わらないのが
お悩みであれば、ぜひ実践してみてください

本日も最後までお読み頂きありがとうございました。




--------------------------------------------------------------------------------------
「仕事=人生」から「仕事は人生の一部」に!

毎日残業し、帰宅は夜10時を超えるのが当たり前
今では、仕事は人生の一部として 毎日19時には退社し、
家族、趣味のトランペット、 副業を両立させ、
本業にとらわれない 50代からの第1.5の人生を設計し、
実践する ハイブリッドワーカーとして活動中。

50代会社員の第1.5の人生を生きるコツを
メルマガで 定期的にお伝えしています。

「昔の部下や後輩が上司になった。 年下の部下とどう接すれば良いのか?」
「会社員として、50代になり、役職定年、リストラ募集、
 定年再雇用と今までとは違ったカンタンでは無い
 未来をどう生きるか不安」

「働き方改革と言われているが、 長年の長時間労働から抜け出せない」
「仕事で家に帰るのは、毎日終電。 家族との会話もなくなり、
 何のために働いているのかわからなくなった」

「仕事以外に、勉強したり新しい趣味を見つけたいが、
 何をして良いかわからない」 などなど

そんな、悩める50代が進化するコツや
生きる知恵などについて 更に詳しい内容を配信しています。
ぜひ登録してみてくださいね!
---------------------------------------------------------------------------  

Thanks for installing the Bottom of every post plugin by Corey Salzano. Contact me if you need custom WordPress plugins or website design.

メール講座 50代からの行動加速コーチ
お名前  *
メールアドレス  *
 ※半角英数字
メールアドレス(確認用)  *
 ※半角英数字

最近のコメント

    LEAVE A REPLY

    *
    *
    * (公開されません)